Od 1. července 2026 se mění pravidla pro přihlašování zaměstnanců do evidence zaměstnanců. Zaměstnavatel bude nově povinen přihlásit zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce.

Zaměstnavatel bude muset přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců:

• nejpozději před okamžikem nástupu zaměstnance k výkonu práce,
• nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání.

Ve výjimečných situacích, kdy nelze určit den nástupu podle výše uvedeného pravidla, se přihlášení provede ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, případně ode dne, kdy zaměstnavatel zaměstnanci poprvé plnění poskytl.

Zaměstnavatel bude moci zaměstnance, s výjimkou zahraničních zaměstnanců, přihlásit také pouze částečně. Při částečném přihlášení se uvedou základní identifikační údaje zaměstnance, předpokládaný den nástupu do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele.

Zbývající údaje bude nutné doplnit do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. I pro částečné přihlášení bude potřeba autorizovaný přístup.

Pro správné přihlášení zaměstnance bude nutné rozlišovat dvě data:

• Datum vzniku pracovněprávního vztahu – den sjednaný v pracovní smlouvě nebo dohodě jako začátek pracovního poměru nebo dohody.
• Datum nástupu do zaměstnání – skutečný den, kdy zaměstnanec poprvé nastoupil k výkonu práce.

Obě data se uvádějí do přihlášky zaměstnance. Datum nástupu do zaměstnání musí odpovídat skutečnému prvnímu dni výkonu práce uvedenému v docházce.

Příklad u dohody o provedení práce (DPP):

• Ve smlouvě je sjednáno období od 1. 7. do 31. 12. Datum vzniku pracovněprávního vztahu je 1. 7.
• Pokud zaměstnanec začne skutečně pracovat 1. 7., datum nástupu do zaměstnání je také 1. 7.
• Pokud začne pracovat až 3. 7., datum nástupu do zaměstnání je 3. 7.

Příklad u hlavního pracovního poměru:

• Pracovní poměr vzniká podle smlouvy dne 1. 7.
• Pokud zaměstnanec skutečně začne pracovat již 1. 7., uvede se jako datum nástupu do zaměstnání 1. 7.
• Pokud první výkon práce proběhne až následující pracovní den, uvede se jako datum nástupu do zaměstnání tento skutečný den výkonu práce.

Typickým příkladem je situace, kdy pracovní poměr podle smlouvy vzniká v neděli, ale zaměstnanec začne pracovat až v pondělí. V takovém případě se tato dvě data budou lišit.

Zaměstnavatelé by měli nastavit interní proces tak, aby informace o novém zaměstnanci byly k dispozici ještě před jeho skutečným nástupem k výkonu práce.

Doporučujeme předávat podklady ke zpracování přihlášky s dostatečným předstihem, ideálně alespoň 10 pracovních dnů před plánovaným nástupem. Pokud to nebude možné, lze využít částečné přihlášení zaměstnance.

Nová pravidla kladou vyšší nároky na včasnou komunikaci mezi zaměstnavatelem, mzdovou účtárnou a případně externím zpracovatelem mezd. Klíčové bude zejména správně určit a včas nahlásit skutečný den nástupu zaměstnance k výkonu práce.

Včasné a správné přihlášení zaměstnance pomůže předejít zbytečným opravám i případným sankcím.