Dokument určený především člověku
Aby se údaje dostaly do účetního systému, musí je někdo ručně přepsat nebo zpracovat pomocí nástroje na vytěžování dokumentů.
Od PDF ke strukturovaným datům: jak se změní firemní fakturace
8. září 2026
ELEKTRONICKÁ FAKTURACE • XML • PEPPOL • ViDA
Faktura přijde e-mailem. Někdo ji uloží, zkontroluje, přepíše nebo nechá vytěžit a následně pošle ke schválení. Tak dnes vypadá zpracování dokladů v řadě firem.
Elektronická fakturace tento postup mění. Faktura už není jen dokumentem, který musí přečíst člověk, ale především souborem strukturovaných dat, která si mohou účetní a ERP systémy předat přímo mezi sebou.
Spolu s tím se stále častěji objevují pojmy jako XML, Peppol nebo ViDA. Co přesně znamenají, co již dnes platí v České republice a na co by se měly firmy začít připravovat?
PDF faktura není totéž co elektronická faktura
Data připravená pro účetní systém
Údaje jsou uloženy v předem definované datové struktuře, nejčastěji ve formátu XML, a systém je může přijmout přímo.
Strukturovaná elektronická faktura obsahuje údaje o dodavateli a odběrateli, číslo faktury, datum vystavení, datum zdanitelného plnění a splatnosti, jednotlivé položky, základ daně, DPH i platební informace.
Účetní systém tak nemusí informace z dokumentu „číst“. Přijme je přímo jako datové údaje, které může automaticky zkontrolovat, propojit s objednávkou a předat ke schválení.
PDF nemusí zmizet
PDF může nadále sloužit jako pro člověka přehledná vizuální podoba elektronické faktury. Pro automatizované zpracování však mají slibnější budoucnost strukturovaná data.
Jak může elektronická fakturace fungovat v praxi
Vystavení faktury
Přenos strukturovaných dat
Automatická kontrola a párování
Schválení a zaúčtování
U strukturované elektronické faktury mohou data putovat přímo ze systému dodavatele do systému odběratele. Systém může při přijetí automaticky ověřit například:
- zda faktura obsahuje všechny potřebné údaje;
- zda jsou správně vypočteny jednotlivé částky;
- zda odpovídá existující objednávce;
- zda je na ní uveden známý dodavatel;
- zda stejná faktura nebyla doručena již dříve;
- komu má být předána ke schválení.
Správně nastavený proces může firmě ušetřit ruční práci, snížit chybovost a zrychlit schvalování i zaúčtování dokladů. Strukturovaná faktura však sama o sobě nezaručuje, že bude doklad automaticky a bez kontroly zaúčtován. Rozsah automatizace vždy závisí na kvalitě dat, možnostech používaného systému a nastavení interních kontrol.
Kde do toho vstupuje Peppol
Peppol je mezinárodní síť a soubor pravidel pro standardizovanou výměnu elektronických obchodních dokumentů. Vedle faktur lze jeho prostřednictvím přenášet také objednávky, dobropisy a další dokumenty.
Firmy se do sítě připojují prostřednictvím certifikovaných poskytovatelů, takzvaných „Access Pointů“. Dodavatel a odběratel přitom nemusí využívat stejného poskytovatele. Každý se připojí přes vlastní přístupový bod a síť zajistí předání dokumentu správnému příjemci.
Hlavní výhoda
Firma nemusí vytvářet samostatné technické propojení s každým obchodním partnerem. Peppol současně stanoví pravidla pro strukturu a kontrolu přenášených dokumentů. Jeho specifikace pro fakturaci vychází z evropské normy EN 16931.
Důležité rozlišení
Peppol není synonymem elektronické fakturace ani právním předpisem. Je jedním z technických řešení, prostřednictvím kterých mohou firmy a veřejné instituce strukturované dokumenty předávat.
Co přinese evropská reforma ViDA
ViDA neboli „VAT in the Digital Age“ je evropský balíček změn, jehož cílem je přizpůsobit pravidla DPH digitálnímu prostředí, omezit daňové podvody a zjednodušit přeshraniční obchodování.
Březen 2025 Přijetí evropského balíčku ViDA.
1. červenec 2030 Strukturované elektronické faktury a digitální reporting u vymezených přeshraničních B2B transakcí v EU.
Do roku 2035 Sladění existujících vnitrostátních systémů digitálního reportingu s evropským modelem.
ViDA ovšem automaticky neznamená, že všechny české firmy musí již nyní používat Peppol nebo že budou od roku 2030 prostřednictvím Peppolu povinně posílat každou tuzemskou fakturu. Evropská úprava se od uvedeného data zaměřuje zejména na přeshraniční B2B transakce. Rozsah případné povinné elektronické fakturace u tuzemských plnění bude záviset na budoucím rozhodnutí českého zákonodárce.
Co již platí v České republice
Elektronická fakturace není v České republice žádnou novinkou. Již dnes se uplatňuje zejména ve vztahu k veřejnému sektoru.
Veřejné zakázky
Podle § 221 zákona o zadávání veřejných zakázek nesmí zadavatel odmítnout elektronickou fakturu vystavenou za plnění veřejné zakázky pouze z důvodu jejího formátu, pokud tento formát odpovídá evropskému standardu.
- Pro Českou republiku a Českou národní banku platí povinnost přijímat a zpracovávat takové faktury od 1. dubna 2019.
- Pro ostatní zadavatele platí tato povinnost od 1. dubna 2020.
Česká pravidla ale obecně nestanoví, že dodavatel musí fakturu poslat právě prostřednictvím sítě Peppol.
Pro běžné tuzemské vztahy mezi soukromými firmami zatím není zavedena plošná povinnost používat strukturované elektronické faktury. Jistým termínem je evropský rok 2030 pro přeshraniční B2B transakce. Zda a v jakém rozsahu bude elektronická fakturace zavedena také pro tuzemská plnění, zatím není definitivně rozhodnuto.
Vývoj na Slovensku
Vývoj v okolních zemích ukazuje, že přípravu není vhodné podceňovat. Například na Slovensku probíhá v roce 2026 příprava a dobrovolné testování systému, přičemž povinnosti pro vymezené tuzemské transakce mají začít od 1. ledna 2027.
Elektronická fakturace není jen úkolem pro účetní
Změna formátu faktury může na první pohled působit jako technická záležitost, kterou vyřeší účetní oddělení nebo dodavatel softwaru. Ve skutečnosti se však dotýká celého oběhu dokladů ve firmě.
Co může změna ovlivnit
- schvalování přijatých faktur;
- párování faktur s objednávkami a smlouvami;
- řízení závazků a pohledávek;
- rychlost úhrad a cash-flow;
- kvalitu dat pro reporting;
- rozdělení odpovědností mezi finance, účetní a IT;
- komunikaci s dodavateli při odmítnutí nebo opravě dokladu.
Nestačí proto pouze ověřit, zda účetní systém obsahuje tlačítko „Peppol“. Firma musí vědět, co se s fakturou stane po jejím přijetí, kdo ji zkontroluje a schválí a kdo bude řešit nestandardní situace.
Právě chybné, duplicitní nebo špatně přiřazené faktury bývají při automatizaci největším problémem. Vedle ideálního průchodu správné faktury je proto potřeba nastavit také proces pro doklady, které systém odmítne nebo nedokáže automaticky zpracovat.
Jak se mohou firmy začít připravovat
Plošná povinnost elektronické fakturace pro tuzemské B2B transakce dnes v České republice neplatí. To ale neznamená, že je vhodné celé téma odložit až na rok 2030.
Doporučené první kroky
- Zmapovat současný oběh přijatých a vydaných faktur.
- Rozdělit faktury na tuzemské, přeshraniční a vystavované veřejnému sektoru.
- Ověřit, zda účetní nebo ERP systém podporuje strukturované faktury a případně také Peppol.
- Zjistit, zda bude potřeba zapojit externího poskytovatele.
- Určit odpovědnosti za příjem, kontrolu, schválení a řešení chybných dokladů.
- Prověřit pravidla archivace a uchování čitelné podoby faktury.
Klienti externích účetních kanceláří se zpravidla nebudou muset zabývat technickou strukturou XML souborů. Bude však nutné domluvit, kdo bude faktury přijímat, schvalovat a předávat do účetnictví a kdo ponese odpovědnost za řešení případných chyb.
Od dokumentů k datům
Elektronická fakturace není jen nahrazením PDF jiným formátem. Představuje přechod od dokumentů k datům a od ručního zpracování k vyšší míře automatizace.
Firmám může přinést rychlejší zpracování dokladů, kvalitnější data a lepší kontrolu nad finančními procesy. Skutečný přínos ale vznikne pouze tehdy, pokud se technické řešení správně propojí s účetními, daňovými a interními procesy firmy.
Vývoj elektronické fakturace a související legislativy pro naše klienty průběžně sledujeme. Současně jim pomáháme posoudit dopady připravovaných změn a nastavit oběh účetních dokladů tak, aby přechod na strukturovanou elektronickou fakturaci proběhl srozumitelně a bez zbytečných komplikací.