Zákon o obchodních korporacích však současně umožňuje rozhodovat i bez klasického svolání valné hromady, případně s výrazně omezenými formálními požadavky. Pro management to představuje důležitý nástroj zejména v situacích, kdy:

• je potřeba reagovat rychle,
• existuje shoda mezi společníky nebo akcionáři,
• nebo by standardní proces znamenal zbytečné náklady.

Zároveň ale platí, že tyto režimy nejsou „jednodušší“, pouze procesně zranitelnější. Typicky zde nevznikají chyby v samotném rozhodnutí, ale v jeho formě, dokumentaci nebo procesním rámci — často až v návaznosti na spor mezi společníky, audit nebo transakci.

Z pohledu praxe lze rozlišit tři základní alternativy:

• rozhodování v jednočlenné společnosti,
• vzdání se práva na svolání,
• rozhodování per rollam.

Správná volba režimu přitom v praxi znamená stejně velké právní riziko jako samotné svolání valné hromady — nesprávně zvolený postup může zpochybnit i ekonomicky zásadní rozhodnutí.

Jednočlenná společnost: rychlost bez svolání, nikoliv bez formy

Specifickou situací je jednočlenná společnost. V takovém případě se valná hromada nekoná a její působnost vykonává jediný společník nebo akcionář (§ 12 ZOK).

Na první pohled jde o nejjednodušší možný režim — odpadá svolání, pozvánka i organizační zajištění.

Tato jednoduchost je ale do značné míry pouze procesní. Požadavky na formu rozhodnutí zůstávají zachovány beze změny. Pokud zákon vyžaduje veřejnou listinu, například při změně společenské smlouvy nebo stanov, musí mít tuto formu i rozhodnutí jediného společníka. Stejný princip dopadá i na smluvní vztahy mezi společností a tímto společníkem.

Procesní zjednodušení neznamená nižší právní náročnost — pouze její přesun do jiné části procesu.

Praktický dopad: Nejčastější chybou není absence svolání, ale podcenění formy rozhodnutí — zejména absence notářského zápisu tam, kde je vyžadován, s rizikem absolutní neplatnosti.

Současně i zde dopadají všechny zákonné limity, zejména pravidla evidence skutečných majitelů (§ 53 a § 54 ZESM).

Vzdání se práva na svolání: efektivita podmíněná absolutní shodou

Další možností, jak eliminovat formální nedostatky svolání, je vzdání se práva na jeho řádné provedení. Zákon umožňuje, aby se společníci nebo akcionáři tohoto práva vzdali, a tím „zhojili“ případné vady procesu.

U společnosti s ručením omezeným se může společník vzdát práva na včasné a řádné svolání buď písemně s úředně ověřeným podpisem, nebo ústně na valné hromadě se zápisem do protokolu (§ 184 odst. 3 ZOK). U akciové společnosti pak platí, že valná hromada se může konat i bez splnění požadavků na svolání, pokud s tím souhlasí všichni akcionáři (§ 411 odst. 2 ZOK).

Klíčovým prvkem je zde absolutní shoda. Nestačí většina, nestačí ani kvalifikovaná většina — nezbytný je souhlas všech společníků nebo akcionářů. Tento souhlas navíc musí být nejen faktický, ale i řádně zachycený. Pokud je pro rozhodnutí vyžadován notářský zápis, musí být v něm tento souhlas promítnut.

Příklad formulace

Pro s.r.o.: Společník XY společnosti prohlašuje, že se vzdává práva na včasné a řádné svolání valné hromady (§ 184 odst. 3 zákona o obchodních korporacích) a souhlasí s konáním valné hromady i s projednáním všech bodů navrženého pořadu jednání.

Pro a.s.: Akcionář XY společnosti prohlašuje, že se vzdává práva na včasné a řádné svolání valné hromady (§ 411 odst. 2 zákona o obchodních korporacích) a souhlasí s konáním valné hromady i s projednáním všech bodů navrženého pořadu jednání.

Per rollam: komfort bez diskuse, ale s nejvyšším procesním rizikem

Rozhodování per rollam představuje nejvýraznější odklon od klasického modelu valné hromady. V tomto režimu se zasedání vůbec nekoná a rozhodnutí probíhá čistě na základě písemných vyjádření (§ 175 ZOK pro s.r.o., § 418 ZOK pro a.s.).

Na první pohled jde o administrativně nejjednodušší variantu. Návrh rozhodnutí se rozešle, stanoví se lhůta pro vyjádření a jednotliví společníci nebo akcionáři hlasují. Pokud se nevyjádří, platí, že s návrhem nesouhlasí. Zároveň zákon stanoví minimální lhůtu pro vyjádření, typicky 15 dní, není-li určena jinak.

Zásadní rozdíl mezi jednotlivými typy společností spočívá v tom, že u s.r.o. je tento postup přípustný ze zákona a lze jej pouze vyloučit, zatímco u akciové společnosti je nutné jeho výslovné zakotvení ve stanovách.

Právě u per rollam se však v praxi kumulují procesní chyby. Nejčastěji jde o nedostatečně formulovaný návrh rozhodnutí, neúplné podklady nebo nesprávné vyhodnocení hlasování. Absence diskuse znamená, že není prostor pro korekci nejasností v průběhu procesu — vše musí být správně nastaveno předem.

Per rollam je proto vhodné především pro situace, kde existuje předem dosažená shoda a rozhodnutí má spíše technický nebo rutinní charakter. Naopak u strategických nebo komplexních otázek se jeho použití může snadno obrátit proti managementu.

Zajímavý je i praktický paradox: ačkoliv je per rollam často vnímáno jako nejrychlejší varianta, v důsledku zákonné lhůty bývá ve skutečnosti pomalejší než online valná hromada, která umožňuje rozhodnout v reálném čase.

Praktické doporučení: jak per rollam nastavit, aby obstálo

Pokud se management rozhodne pro rozhodování per rollam, klíčové je správné nastavení procesu ještě před jeho zahájením. Z praxe se osvědčuje zejména:

1. Ověřit, že režim lze použít
   U s.r.o. je per rollam možné, pokud jej společenská smlouva nevylučuje (§ 175 odst. 1 ZOK).
   U a.s. pouze tehdy, připouštějí-li jej stanovy (§ 418 odst. 1 ZOK).
2. Správně rozeslat návrh rozhodnutí
   Návrh musí být zaslán všem společníkům nebo akcionářům na adresu uvedenou v seznamu společníků nebo akcionářů nebo způsobem určeným společenskou smlouvou či stanovami (§ 175 odst. 1 ZOK; § 418 odst. 1 ZOK).
3. Obsah návrhu = klíčová část procesu
   Návrh musí vždy obsahovat:
   • samotný text rozhodnutí (u a.s. včetně odůvodnění – § 418 odst. 2 ZOK),
   • lhůtu pro vyjádření (jinak 15 dní – § 175 odst. 2, § 418 odst. 2 ZOK),
   • všechny podklady potřebné pro rozhodnutí.
   Co není součástí návrhu při rozeslání, nelze v průběhu procesu napravit.
4. Počítat s „tichým nesouhlasem“
   Nevyjádří-li se společník nebo akcionář ve lhůtě, platí, že s návrhem nesouhlasí (§ 176 odst. 1 ZOK; § 419 odst. 1 ZOK). Většina se počítá z celkového počtu hlasů, nikoliv z hlasujících (§ 176 odst. 2 ZOK; § 419 odst. 3 ZOK).
5. Ohlídat formu rozhodnutí
   Vyžaduje-li zákon veřejnou listinu, musí mít tuto formu již návrh rozhodnutí a zároveň i vyjádření společníků nebo akcionářů — tedy s úředně ověřenými podpisy (§ 175 odst. 3 ZOK; § 419 odst. 2 ZOK; § 418 ZOK).
6. Nezapomenout na oznámení výsledku
   Přijaté rozhodnutí (včetně dne přijetí) musí být bez zbytečného odkladu oznámeno všem společníkům nebo akcionářům (§ 177 ZOK; § 420 ZOK). Rozhodnutí je přijato buď doručením posledního vyjádření, nebo marným uplynutím lhůty, pokud je dosaženo potřebné většiny.

Co si z toho odnést

Alternativy ke svolání valné hromady umožňují rozhodovat rychleji, ale nejsou jednodušší. Platí přesný opak: čím méně formalit při svolání, tím vyšší nároky na správnost formy, podkladů a dokumentace. Chybně zvolený režim může zpochybnit i ekonomicky zásadní rozhodnutí.

V příštím díle se zaměříme na samotné formy konání valné hromady — prezenční, online a jejich praktické využití.

Jana Polák Dudychová

právní poradkyně a partnerka skupiny Hills