Právní předpisy nestanovují jednotnou podobu ani povinný název této směrnice. Její nastavení by však mělo vycházet zejména ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhlášky č. 500/2002 Sb., Českého účetního standardu pro podnikatele č. 013 a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Pokud je společnost plátcem DPH, je u některých druhů majetku nutné zohlednit také zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Směrnice by měla stanovit především pravidla pro pořizování, oceňování, evidenci, odpisování, inventarizaci a vyřazování dlouhodobého majetku. Současně by měla určit osoby odpovědné za jednotlivé činnosti a schvalování.

Následující text se zaměřuje na podnikatele účtující v soustavě podvojného účetnictví, kteří postupují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb. (“Vyhláška”).

Co směrnice o majetku obvykle obsahuje?

Základní struktura směrnice zpravidla zahrnuje:

• Členění majetku: rozdělení na dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek a vymezení majetku, který nedosahuje stanovených účetních limitů.

• Oceňování a evidence: stanovení způsobu ocenění majetku a pravidel pro vedení majetkových karet a provozní evidence.

• Odpisování: nastavení účetního odpisového plánu a pravidel pro daňové odpisování.

• Technické zhodnocení: určení účetních hranic a pravidel pro rozlišení technického zhodnocení od oprav a údržby.

• Inventarizaci: způsob provádění fyzické a dokladové inventury a postup při vypořádání inventarizačních rozdílů.

• Vyřazování majetku: pravidla a schvalovací postupy při prodeji, likvidaci, darování nebo jiném vyřazení majetku.

• Odpovědnost: určení osob odpovědných za evidenci, ochranu, inventarizaci a schvalování nakládání s majetkem.

1. Stanovení hodnotové hranice

Jedním z klíčových rozhodnutí každé společnosti je stanovení hodnotové hranice, od které bude majetek považovat za dlouhodobý.

Je přitom nutné rozlišovat účetní a daňový pohled. Účetní hranice stanovená společností nemusí být stejná jako hranice podle zákona o daních z příjmů.

Dlouhodobý hmotný majetek

U hmotných movitých věcí a jejich souborů si společnost stanovuje účetní hodnotovou hranici sama. Současně musí být splněna podmínka, že tyto věci / soubory mají samostatné technicko-ekonomické určení a dobu použitelnosti delší než jeden rok.

Při stanovení účetní hranice musí společnost respektovat princip významnosti a požadavek věrného a poctivého zobrazení účetnictví. Může si tedy zvolit například hranici 40 000 Kč, nejde však o částku, kterou by účetní předpisy obecně nařizovaly.

Stanovený limit se netýká všech druhů dlouhodobého majetku. Pozemky se například vykazují jako dlouhodobý majetek bez ohledu na výši ocenění, pokud nejsou zbožím. Také stavby se vykazují bez ohledu na výši ocenění a dobu použitelnosti.

Pro účely daně z příjmů se za hmotný majetek považují mimo jiné samostatné hmotné movité věci a jejich soubory, jejichž vstupní cena je vyšší než 80 000 Kč a jejichž provozně-technické funkce jsou delší než jeden rok.

Pokud si účetní jednotka stanoví účetní limit nižší než 80 000 Kč, může určitý majetek účetně odpisovat, přestože nebude hmotným majetkem podle zákona o daních z příjmů. V takovém případě se nestanovují daňové odpisy. Za podmínek § 24 odst. 2 písm. v) zákona o daních z příjmů mohou být daňově uznatelným nákladem účetní odpisy.

Drobný hmotný majetek

Hmotné movité věci s dobou použitelnosti delší než jeden rok, které nedosahují účetní hranice stanovené pro dlouhodobý majetek, se považují za drobný hmotný majetek. Podle Vyhlášky se o nich účtuje jako o zásobách a při vydání do používání se účtují do nákladů.

Směrnice by měla určit, od jaké hodnoty a jakým způsobem bude tento majetek dále provozně evidován. Může jít například o počítače, telefony, drobnější kancelářské vybavení nebo pracovní nástroje.

Pravidla by měla být nastavena obecně a používána jednotně. Není vhodné rozhodovat u každého jednotlivého předmětu nahodile, zda bude zaúčtován přímo do nákladů, nebo evidován jako dlouhodobý majetek.

Dlouhodobý nehmotný majetek

Také limit pro dlouhodobý nehmotný majetek si účetní jednotka stanovuje sama. Může se jednat například o nakoupený software nebo ocenitelná práva, pokud splňují podmínky stanovené účetními předpisy, jejich doba použitelnosti je delší než jeden rok a dosahují ocenění určeného účetní jednotkou.

Zákon o daních z příjmů již pro nově pořizovaný nehmotný majetek nestanovuje samostatný hodnotový limit ani obecnou dobu daňového odpisování. Jeho daňové uplatnění proto zpravidla vychází z účetního zachycení. U nehmotného majetku pořízeného podle dřívější právní úpravy je však nutné zohlednit přechodná ustanovení.

2. Vymezení majetku a doby jeho použitelnosti

Směrnice by měla určit, jaké druhy majetku společnost používá a jak bude stanovena jejich předpokládaná doba použitelnosti.

U společnosti provozující restauraci může jít například o vzduchotechniku, chladicí a mycí techniku, konvektomaty, varnou techniku, nerezový nábytek, pracovní nástroje, počítače, kancelářskou techniku nebo osobní a nákladní automobily.

Najatá nemovitost sama o sobě není majetkem nájemce. Nájemce však může za splnění stanovených podmínek evidovat a odpisovat technické zhodnocení, které na najatém majetku provede na svůj účet.

Doba použitelnosti se nestanovuje pouze podle druhu majetku. Společnost by měla zohlednit jeho skutečné využití, intenzitu provozu, technické parametry a předpokládanou dobu, po kterou jí bude přinášet ekonomický užitek.

3. Technické zhodnocení

Směrnice by měla upravit také pravidla pro posuzování technického zhodnocení.

Pro účetní účely se technickým zhodnocením rozumí zásahy do majetku uvedeného do užívání, které vedou ke změně jeho účelu nebo technických parametrů nebo k rozšíření jeho vybavenosti či použitelnosti. Patří sem také nástavby, přístavby a stavební úpravy, pokud dosáhnou stanovené hodnotové hranice.

U dlouhodobého nehmotného majetku a hmotných movitých věcí vychází účetní hranice technického zhodnocení z hranice stanovené společností pro vykazování příslušného dlouhodobého majetku. U staveb musí náklady dosáhnout významné hodnoty ve vztahu k ocenění konkrétní stavby.

Pro účetní účely se sleduje souhrn nákladů na dokončené zásahy do jednotlivého dlouhodobého majetku za účetní období.

Pro účely daně z příjmů se u hmotného majetku za technické zhodnocení považují výdaje na dokončené nástavby, přístavby, stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace, pokud v úhrnu u jednotlivého majetku za zdaňovací období převýší 80 000 Kč.

Směrnice by měla současně popsat rozdíl mezi technickým zhodnocením, opravou a údržbou. Opravou se odstraňují následky opotřebení nebo poškození a majetek se uvádí do předchozího nebo provozuschopného stavu. Údržba má především předcházet poruchám a zpomalovat opotřebení.

4. Osobní automobily nad 2 miliony Kč

Od roku 2024 platí zvláštní omezení pro osobní automobily kategorie M1.

Z omezení existují zákonné výjimky, například pro sanitní a pohřební automobily nebo vozidla používaná k provozování silniční motorové dopravy na základě koncese. Rozsah výjimek podle zákona o daních z příjmů a zákona o DPH však není zcela totožný.

Finanční leasing není obecnou výjimkou. U uživatele vozidla kategorie M1 se omezuje také daňová uznatelnost úplat hrazených v rámci finančního leasingu. Výjimka se za stanovených podmínek vztahuje na poplatníka, který automobil poskytuje jako předmět finančního leasingu.

5. Oceňování majetku

Společnost musí ve směrnici určit, jak bude jednotlivé druhy majetku oceňovat. Způsob ocenění závisí především na tom, jak je majetek pořízen.

Nejčastěji se používá:

• Pořizovací cena: cena, za kterou byl majetek pořízen, včetně nákladů souvisejících s jeho pořízením.

• Vlastní náklady: používají se u majetku vytvořeného vlastní činností.

• Reprodukční pořizovací cena: cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Používá se zejména u bezúplatně nabytého majetku nebo v případech stanovených zákonem o účetnictví.

Směrnice by měla upravit také okamžik, ke kterému se majetek zařadí do užívání, a určit výdaje, které jsou součástí jeho ocenění.

6. Odpisový plán

Účetní jednotka je povinna sestavit odpisový plán, podle kterého majetek odpisuje v průběhu jeho používání. Odpisový plán by měl odpovídat skutečnému způsobu využití majetku a měl by být podle potřeby aktualizován.

Přehledný odpisový plán může obsahovat například:

• druh nebo skupinu majetku,

• způsob odpisování,

• předpokládanou dobu použitelnosti,

• okamžik zahájení odpisování,

• periodicitu účtování odpisů,

• účty používané pro zařazení majetku a účtování odpisů,

• případnou zbytkovou hodnotu.

Účetní odpisování je samostatné vůči daňovému odpisování. Účetní odpisy nemají automaticky kopírovat daňové odpisové skupiny a sazby.

7. Inventarizace majetku

Inventarizace majetku a závazků je zákonnou povinností účetních jednotek. Jejím cílem je zjistit skutečný stav majetku a závazků a porovnat jej se stavem zachyceným v účetnictví.

Skutečný stav se zjišťuje:

• fyzickou inventurou u majetku, jehož existenci lze vizuálně ověřit,

• dokladovou inventurou u závazků a majetku, jehož existenci nelze ověřit vizuálně.

Periodická inventarizace se provádí nejméně k okamžiku, ke kterému společnost sestavuje řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku. Při periodické inventarizaci lze inventuru zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po něm.

Výsledkem jsou inventurní soupisy, které musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti, včetně identifikace majetku, způsobu zjištění skutečného stavu, ocenění, příslušných dat a podpisových záznamů odpovědných osob.

Pokud je při inventarizaci zjištěno manko, schodek nebo přebytek, musí být tento rozdíl zaúčtován do období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků.

8. Vyřazování majetku

Majetek lze vyřadit například z důvodu prodeje, likvidace, darování, poškození, manka nebo škody. K vyřazení může dojít v průběhu účetního období i na základě výsledků inventarizace.

Směrnice by proto měla určit, kdo může o vyřazení rozhodnout, kdo jej schvaluje, jaké podklady musí být doloženy a kdo provede vyřazení z účetní a provozní evidence. Společnost si může stanovit, že bude pro jednotlivé případy používat vyřazovací protokol obsahující například datum, důvod vyřazení a podpis oprávněné osoby.

9. Odpovědnost

Za řádné vedení účetnictví, a tedy i za splnění povinností souvisejících s inventarizací, odpovídá účetní jednotka. Této odpovědnosti se nezbavuje ani v případě, že vedením účetnictví pověří externí osobu.

Konkrétní úkoly spojené s evidencí, ochranou, inventarizací a vyřazováním majetku mohou zajišťovat pověření zaměstnanci. Směrnice by měla jasně určit jejich pravomoci a povinnosti.

Samotné označení pracovníka za osobu odpovědnou za majetek však automaticky nezakládá jeho zvláštní pracovněprávní odpovědnost za schodek nebo ztrátu svěřených věcí. Ta se posuzuje podle zákoníku práce a závisí také na konkrétním smluvním nastavení.