Zkušenosti zaměstnavatelů a mzdových účtáren hned na startu ostrého fungování systému JMHZ však ukazují, že naplnění těchto cílů bude vyžadovat další technické i procesní úpravy. Odborná veřejnost otevřeně diskutuje o řadě problémů, které komplikují každodenní provoz zaměstnavatelů i jejich mzdových účtáren a vyvolávají otázky ohledně spolehlivosti i připravenosti systému.

Na druhé straně je férové zmínit, že úředníci, které se podaří kontaktovat, jsou obvykle ochotní a snaží se být v rámci svých kompetencí nápomocní. Problém tak neleží pouze na straně jednotlivých pracovníků, ale zejména v nastavení a stabilitě samotného systému.

Stabilita systému

JMHZ má do budoucna sloužit jako klíčový zdroj dat pro výpočet nemocenských dávek a důchodů i pro správu dalších agend veřejné správy. Zároveň má být systém významným nástrojem pro zpracování statistických dat týkajících se osobních a citlivých údajů konkrétních osob. Právě proto je namístě, aby na jeho spolehlivost byly kladeny mimořádně vysoké nároky.

V praxi se však uživatelé opakovaně setkávají s nestabilním chováním systému, nejednotnými výsledky zpracování podání a situacemi, kdy se stejná data v různých částech systému zobrazují odlišně. Objevují se případy, kdy podaná a potvrzená data nejsou v náhledu pro zaměstnavatele správně zobrazena nebo kdy systém vrací protichůdné informace o stavu podání.

Namísto zjednodušení vyšší administrativní zátěž

Jedním z hlavních argumentů pro zavedení JMHZ bylo snížení administrativy zaměstnavatelů. Pro každého, kdo je ve mzdové a personální agendě dobře orientovaný, bylo už před spuštěním ostrého provozu zřejmé, že samotný začátek administrativní nároky naopak navýší. To lze do určité míry považovat za přirozený vývoj nového nástroje, který je na začátku potřeba spolehlivě nastavit.

Současně však v praxi zatím není patrné, že by byly skutečně odstraněny všechny administrativní povinnosti, které měl nový systém nahradit. V některých případech jsou nadále vyžadovány původní formuláře, přestože potřebné údaje již byly prostřednictvím JMHZ státu předány.

Problematická práce s daty a odpovědnost zaměstnavatelů

Významným tématem je také rozsah odpovědnosti přenesené na zaměstnavatele. Systém předpokládá průběžnou aktualizaci velkého množství údajů o zaměstnancích. Vzhledem k rozsahu evidovaných údajů může být pro zaměstnavatele administrativně velmi náročné průběžně ověřovat správnost všech dat, zejména pokud jsou některé změny závislé na součinnosti samotných zaměstnanců.

Dalším problémem jsou nesoulady mezi daty odeslanými zaměstnavatelem a údaji následně zobrazenými v ePortálu. Uživatelé popisují případy chybně uvedené daňové rezidence, zdravotní pojišťovny, vzdělání nebo jiných evidovaných údajů, přestože byly do systému předány správně.

Takové situace vyvolávají pochybnosti, zda informace zobrazované v systému skutečně odpovídají datům, která byla zpracována a zaevidována.

Nepřehledná komunikace systémových chyb

Jednou z nejčastějších negativních zkušeností je způsob, jakým systém informuje o zjištěných chybách. Namísto srozumitelných informací se uživatelé často setkávají s technickými kódy, identifikátory nebo obecnými hlášeními, ze kterých není zřejmé, kterého zaměstnance či konkrétního údaje se problém týká.

Ve větších organizacích s desítkami nebo stovkami zaměstnanců může být následné dohledávání příčiny chyby mimořádně časově náročné. Mzdové účetní musí často analyzovat XML soubory nebo pracovat s technickými identifikátory, které nejsou součástí jejich běžné agendy.

Omezené možnosti kontroly podání

Dalším praktickým problémem je omezená možnost kontroly dat před jejich odesláním. Při nahrávání XML souborů chybí možnost zobrazit si jejich obsah v podobě přehledného náhledu, jako tomu bylo u starších formulářů nebo například u daňových formulářů podávaných prostřednictvím daňového portálu.

Teprve po odeslání se mohou objevit chyby, jejichž příčinu je následně obtížné dohledat. To představuje výraznou změnu oproti dřívějším postupům, kdy bylo možné podávané údaje před odesláním zkontrolovat a případně opravit.

Současné nastavení systému zároveň komplikuje dokazování, zda problém vznikl na straně zaměstnavatele, nebo při zpracování dat v systému.

Nedostatečná technická podpora

Přestože se jedná o rozsáhlý a povinný informační systém, uživatelé často upozorňují na problémy s dostupností technické podpory. Obtížná dosažitelnost hotline, dlouhé čekací doby nebo rozdílné informace poskytované jednotlivými pracovišti patří mezi opakovaně zmiňované komplikace.

Pro zaměstnavatele, kteří potřebují řešit problémy v zákonných termínech, představuje nedostatečná podpora významné provozní riziko.

Dopad na důvěru uživatelů

Z jednotlivých připomínek odborné veřejnosti vystupuje společný jmenovatel dosavadních zkušeností s JMHZ – nejistota.

Nejde přitom pouze o jednotlivé technické chyby, které jsou u nových systémů do určité míry očekávatelné. Problémem je zejména jejich četnost, vzájemná kombinace a skutečnost, že se dotýkají klíčových procesů evidence zaměstnanců, plnění oznamovacích povinností a komunikace se státní správou.

Pokud mají zaměstnavatelé prostřednictvím JMHZ plnit stále širší spektrum zákonných povinností, musí mít jistotu, že systém pracuje předvídatelně, transparentně a poskytuje spolehlivé informace. Právě důvěra uživatelů bude v následujících měsících jedním z rozhodujících faktorů pro úspěch celého projektu.